Wirtualna centrala, czyli jak zarządzać infolinią nie tylko w małej firmie?

Błyskawiczne odbieranie telefonów od klientów

Jak to działa? Klient dzwoni na jeden numer, który podajesz na stronie www lub w sklepie online. To może być dowolnie wybrany przez Ciebie numer stacjonarny lub komórkowy. Połączenie może być automatycznie kierowane na twój telefon komórkowy lub wszystkie telefony pracowników w twojej firmie. Pierwsza osoba, która będzie mogła rozmawiać, po prostu odbiera telefon. Nie ma znaczenia, czy jest ona w biurze, czy w regionie, bo rozmowa może być odebrana przez telefon komórkowy.

Kieruj połączenia do regionalnych pracowników

Połączenia mogą być kierowane do określonej grupy pracowników, nawet jeśli są oni rozmieszczeni w kilku różnych lokalizacjach. Nie ma znaczenia czy pracują w różnych biurach, czy są w trasie. Jeśli osoby zajmujące się np. reklamacją w twoim e-commerce są w innym mieście możesz kierować ten rodzaj telefonów od klientów bezpośrednio do nich. Jeśli masz w firmie regionalizację możesz też rozmowy przychodzące np. z województwa lubelskiego kierować tylko do przedstawicieli handlowych odpowiedzialnych za ten region.

IVR – system do kategoryzacji połączeń

Zastanawiasz się skąd masz wiedzieć, że klient dzwoni z reklamacją, jeszcze zanim odbierzesz telefon? Pomoże Ci w tym IVR, czyli menu głosowe z tonowym wyborem tematu rozmowy. Zanim klient zostanie przekierowany do Ciebie zostanie poproszony o wybór tematu rozmowy i wciśnięcie odpowiedniego numeru na klawiaturze telefonu np. reklamacje #2.

Wzbudź zaufanie numerem stacjonarnym

Numer, który podajesz do kontaktu może być komórkowy lub stacjonarny. Dzięki numerowi stacjonarnemu zwykle zyskasz większe zaufanie. Dlaczego? Klient odnosi wrażenie, że dzwoni do osoby dedykowanej, pracującej w biurze. Tylko ty będziesz wiedział o tym, że w rzeczywistości jest on przekierowany na numery komórkowe wszystkich pracowników firmy lub bezpośrednio właściciela.

Pokonaj chaos oddzwonień

W chwili, gdy jeden z pracowników odbierze połączenie, pozostałym na telefonie wyświetli się informacja o nieodebranym połączeniem z numeru, który jest podany Klientom do kontaktu. W ten sposób handlowcy wiedzą, że połączenie zostało już odebrane przez innego pracownika i nie mogą oddzwonić. Swój numer Klient podaje podczas rozmowy, a sytuacja gdzie nagle oddzwania 5 handlowców nie zdarza się.

Wiadomości na poczcie głosowej – mały trik

Mało kto lubi pocztę głosową. Dodatkowo nie chcemy, by klienci myśleli, że nikt tych wiadomości potem nie odsłuchuje. Jest i na to sposób. Jeśli ktoś z pracowników odsłucha nagranie, klient może otrzymać SMS z podziękowaniem i informacją, że o godzinie XX:XX dnia dd.mm.rrrr dział wsparcia/sprzedaży/serwis zajął się zgłoszeniem.