Telekonferencja – wsparcie biznesu w czasach pracy zdalnej

Zdalnie nie znaczy mniej efektywnie

Forma prowadzenia biznesu zmieniła się w ostatnich latach diametralnie. Firmy masowo wprowadzają produkty na międzynarodowe rynki, często nawet bez konieczności posiadania siedziby, czy oddziału w danym kraju. Rynek pracowniczy też się zmienił. Przedsiębiorcom zależy na zatrudnieniu specjalistów, ekspertów w swojej dziedzinie, którzy coraz częściej cenią sobie własną organizację czasu pracy. Badania pokazują, że 98% pracowników, którzy pracują zdalnie jest bardziej zadowolonych ze swojej pracy. Co więcej 53% z nich pracuje więcej niż 40 godzin tygodniowo, podczas gdy tylko 28% pracowników stacjonarnych wyrabia taką normę godzinową*. Im szybciej przedsiębiorstwa zaakceptują tę zmianę, nauczą się korzystać z rozwiązań ułatwiających zarządzanie pracą zdalną i prowadzeniem mobilnego biznesu tym łatwiej będzie im przystosować się do nowych, realiów mobilnego biznesu. Raport z 2019 roku pokazuje, że liczba zdalnych pracowników wzrosła o 115% w ciągu ostatniej dekady*, co pokazuje że istnieje realna potrzeba rozwiązań do telekonferencji i mobilnych spotkań, które ułatwią codzienną pracę.

Telekonferencje – mobilne spotkania z każdego miejsca

Pokoje telekonferencyjne, to „wirtualne miejsca”, które umożliwiają spotkania od kilku do nawet kilkuset osób jednocześnie. Nie trzeba mieć żadnego oprogramowania, ani dostępu do internetu, czy komputera. Wystarczy dobry, sprawdzony telefon. Może być stacjonarny lub komórkowy. Telekonferencja pozwala na rozmowę telefoniczną wielu osób jednocześnie z każdego zakątka świata. Wystarczy, że każda z nich o umówionym czasie zadzwoni pod wskazany numer telefonu i następnie poda ustalony PIN dla danej telekonferencji. Narzędzie to ma wiele zastosowań zarówno w ramach pracy zespołowej, prowadzenia projektów i koordynowania postępu prac danego działu, jak również podczas organizacji zdalnych spotkań biznesowych z potencjalnymi klientami, partnerami biznesowymi, czy dostawcami.

Zalety telekonferencji

Poza licznymi zaletami wymieniony już w powyższej części artykułu dołączamy jeszcze kilka punktów poniżej. Mamy nadzieję, że przekonają Cię one do przetestowania rozwiązania jakim jest telekonferencja. Jesteśmy pewni, że docenisz tę formę zdalnych spotkań ze swoimi pracownikami i partnerami biznesowymi, bo daje ona wiele korzyści:

• Oszczędzasz czas – telekonferencję możesz zorganizować w każdej chwili z dosłownie kilku minutowym wyprzedzeniem. Nie tracisz czasu na dojazdy i korki, a po skończonej telekonferencji możesz od razu zabrać się do kolejnych zadań.
• Oszczędzasz pieniądze – jak wiadomo „time is money”, więc skoro telekonferencja pozwala zaoszczędzić sporo czasu to też i pieniędzy. Pewnie nie raz zdarzyło Ci się wyłożyć ładną sumę na delegację tylko po to, żeby spotkać się i porozmawiać ze swoim zespołem lub kilkoma osobami od klienta. Telekonferencja pozwoli Ci zrobić to zdalnie ze swojego biura lub domu.
• Usprawniasz pracę – wiemy, że czasem praca nad projektem, w który zaangażowanych jest kilka osób lub zespołów bywa uciążliwa. Zdarzają się momenty, że trzeba coś omówić w pełnym składzie, ale znalezienie dogodnego dla wszystkich terminu spotkania graniczy z cudem. Zapracowani ludzie unikają długich spotkań w salach konferencyjnych jak ognia, ale rozmowa telefoniczna to już co innego. Jesteśmy pewni, że łatwiej przekonasz współpracowników do telekonferencji niż do spotkania w sali 

Czym się kierować przy wyborze narzędzia do telekonferencji

Na rynku jest wiele firm oferujących narzędzia do telekonferencji. Czym się kierować przy wyborze? Przede wszystkim zaufaj sprawdzonym firmom, które mają wieloletnie doświadczenie. Tacy dostawcy najczęściej też zapewniają wsparcie support, więc nie musisz się martwić o techniczne zaplecze telekonferencji. Zwróć też uwagę na zapewnianą przez firmę jakość połączenia. Zależy Ci przecież na tym, żeby wszystkich rozmówców było słychać dobrze i wyraźnie, prawda? Warto również przyjrzeć się kwestiom bezpieczeństwa, jak przechowywane i zabezpieczane są dane. W końcu rozmowy zarówno z pracownikami, jak i partnerami biznesowymi często mają charakter pufny. Jedną z ważniejszych rzeczy są też dodatkowe funkcjonalności, tzn. co w ramach telekonferencji zapewnia dany dostawca. Mogą to być: opcje zapisu i nagrywania rozmów, przygotowanie transkrypcji rozmowy na tekst, raporty po telekonferencji, wysyłki zaproszeń SMS na telekonferencję, możliwość dostosowania własnego numeru telefonu lub PIN, czy wspomniane wyżej wsparcie support. Coraz więcej firm też udostępnia telekonferencje bezpłatnie np. z ograniczeniem do 10 rozmówców jednocześnie. Taka opcja to doskonałe rozwiązanie do telefonicznych spotkań z pracownikami, czy małych spotkań biznesowych – i to wszystko za darmo.

*źródło: https://www.lifesize.com/en/ldp/the-future-of-video-communication-and-meeting-productivity