SMS – komunikacja z pracownikiem podczas home office

Epidemia COVID-19 to trudny czas dla każdego z nas w tym również dla przedsiębiorców. Rozprzestrzeniający się wirus zmusza pracowników do pozostania w domach i pracy zdalnej, czyli tzw. home office. Jeśli nie poinformowałeś jeszcze o zmianach swoich pracowników pamiętaj, że Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej informuje, że polecenie pracy zdalnej może być wydane przez pracodawcę również za pośrednictwem wiadomości SMS lub e-mail. Jak zatem komunikować się z pracownikami w nowej, zdalnej rzeczywistości? Jak zarządzać zespołem i informować go o sytuacji w firmie? Warto wykorzystać do tego SMS, który pozwala komunikować się szybko i masowo. Aż 90% wiadomości SMS, jest odczytywana w ciągu 3 minut od chwili otrzymania! Dla porównania tylko 50% e-mail zostanie wyświetlonych po sześciu godzinach!

#zostajewdomu – cała Polska ma home office

W związku z rozprzestrzeniającą się epidemią koronawirusa coraz więcej Polaków decyduje się zostać w domu. I słusznie! Ale co z pracą, jak dalej mają działać przedsiębiorcy? Rządowa specustawa z dnia 2 marca 2020 roku dała pracodawcy możliwość oddelegowania pracowników do pracy zdalnej na tzw. home office. Wkrótce praca z domu w niektórych przedsiębiorstwach może być jedyną formą świadczenia usług. Trudno przewidzieć, jak długo utrzyma się taka sytuacja w kraju, ale warto przygotować się na ten najdłuższy scenariusz. W głowach pracodawców pojawiają się zapewne pytania. Czy pracownik podczas home office jest efektywny? Jak taka forma pracy przełoży się na efekty firmy? Jak zarządzać pracownikami zdalnie? Kluczem do sukcesu jest utrzymanie ciągłej komunikacji z pracownikami!

Zdalne zarządzanie pracownikami

Pracownik, pracownikowi nie równy. Są tacy, którzy w domu mają znacznie większą wydajność, bo mają ciszę i spokój, pozwalającą im lepiej się skupić i pracować efektywniej. Są też tacy, którzy nie mają naturalnych predyspozycji do zarządzania swoim czasem pracy w domu i znacznie lepiej czują się, gdy są w biurze wśród innych pracowników. Jeśli znamy dobrze nasz zespół to wiemy, kto może wymagać od nas większego wsparcia. Warto z takim pracownikiem ustalić plan działania, codzienną listę „to do” oraz na bieżąco przypominać i sprawdzać postęp wykonywanych prac. Komunikacja pomiędzy pracownikami jest kluczowa do utrzymania realizacji zaplanowanych działań.

Komunikacja SMS lepsza niż wysyłka E-mail

SMS to jeden z najlepszych kanałów komunikacji, który od lat sprawdza się w działaniach marketingowych. Ma największy wskaźnik otwieralności. Ponad 98% wiadomości jest odczytywana, z czego większość już w pierwszych 3 minutach od otrzymania. Właśnie dlatego, w tym trudnym dla przedsiębiorców czasie, powinni oni komunikować się z pracownikami właśnie przez SMS. Jak podają badania Vitiello Communications Group w 70% przypadków, pracownicy chcą otrzymywać wiadomości SMS od swoich pracodawców. Komunikacja przez SMS sprawdzi się też lepiej oni innych kanałów w sytuacji, gdy pracownicy z uwagi na opiekę nad dziećmi zdecydowali się na L4 zamiast home office. Każdy z nich z pewnością ma telefon służbowy lub prywatny i dzięki temu zostanie poinformowany dużo szybciej.

Co komunikować pracownikom przez SMS?

Biorąc pod uwagę aktualną sytuację w kraju przez SMS możemy komunikować pracownikom wszystko. Od decyzji o możliwości pracy zdalnej, przez przypomnienia o ważnych terminach i deadlinach aż po codzienną motywację, czy ankiety wewnętrzne w firmie. Pamiętaj, że pracownicy chcą wiedzieć co się dzieje w firmie, szczególnie teraz gdy sytuacja zmienia się bardzo dynamicznie. W dobie narodowej paniki ludzie potrzebują wiadomości, które dadzą im poczucie bezpieczeństwa i przywrócą spokój. Zapewnij zespół, że firma jest w dobrej kondycji, że doceniasz ich zaangażowanie w tym trudnym czasie. Pozwól sobie na poranną dawkę motywacji, czy żartu rozluźniającego atmosferę. Wysyłka krótkiej wiadomości do wszystkich pracowników, nawet jeśli masz ich tysiące zajmie Ci tylko chwilę. Nie musisz robić tego ręcznie. Systemy do automatycznej wysyłki SMS pozwalają wysyłać nawet do 5 mln SMS/h, co więcej możesz każdą wiadomość automatycznie spersonalizować imieniem pracownika, by rozpoczynała się np. od „Cześć Kasiu”. Systemy te pozwalają nie tylko wysyłać wiadomości, ale również umożliwiają odbiór i analizę wiadomości zwrotnej. Dzięki temu możesz przeprowadzić wśród pracowników szybką ankietę i jeszcze bardziej usprawnić ich pracę w trybie home office.