Rozwiązania do komunikacji w firmie o rozproszonej strukturze

Komunikacja SMS to obszerne pojęcie obejmujące zarówno miliony wiadomości przesyłanych codziennie przez zwykłych użytkowników telefonów komórkowych, automatyczne SMS ze sklepów i instytucji, masowe wysyłki SMS-ów sprzedażowych, czy też kody autoryzujące operacje bankowe.

Powyższa lista oczywiście nie wyczerpuje szerokiego katalogu zastosowań, ale daje pojęcie na temat jej powszechności, wszechstronności i popularności. SMS jest z nami od 30 lat i nie zapowiada się, aby w najbliższym czasie miał zniknąć. Nawet w czasach social media, IoT czy komunikatorów online, wiadomości tekstowe posiadają unikalne cechy, które czynią z nich niezbędne narzędzie dla wielu firm na całym świecie.

SMS to bardzo efektywny kanał komunikacji cieszący się największym wskaźnikiem otwieralności. Ponad 98% SMS-ów jest odczytywana, w tym większość z nich w przeciągu trzech minut od otrzymania powiadomienia. Marketingowcy w różnych sektorach biznesu znaleźli już chyba wszystkie możliwe zastosowania dla SMS-ów i codziennie wysyłają miliony wiadomości transakcyjnych i reklamowych na nasze telefony.

Aczkolwiek każdy dobry manager i przedsiębiorca wie, że w biznesie klient to nie wszystko. Fundamentem każdej firmy są jej pracownicy, którzy też wysyłają i odbierają SMS-y.

Kanał SMS-owy można wykorzystywać do komunikacji wewnętrznej spółki, która ma mobilnych pracowników. Są to na przykład firmy kurierskie, instalacyjne, transportowe. Posiadasz zespół handlowców w całym kraju? Żaden problem! Automatyczne SMS-y z danymi dotyczącymi nowego zlecenia na pewno usprawnią działanie.

Jeden SMS – wiele możliwości

Wykorzystanie SMS-ów ograniczone jest głównie przez naszą wyobraźnię. To dzięki swojej uniwersalności znajdują zastosowanie w małych i średnich przedsiębiorstwach, jak również w korporacjach. Zastanawiasz się, co możesz wysłać swoim pracownikom? Poniżej kilka sprytnych przykładów:

SMS-Y MOTYWACYJNE

Dzień pracy najlepiej zawsze zaczynać od uśmiechu. Potem przyjemniej mija nam czas, a wszystkie zadania realizujemy bardziej efektywnie. Poranny SMS z dowcipem, motywującym cytatem lub błyskotliwą myślą może wprawić Twoich pracowników w dobry nastrój i gotowość do pracy jeszcze przed wypiciem pierwszej biurowej kawy.

SMS-Y ORGANIZACYJNE

Widzisz, że twój zespół od jakiegoś czasu nie dogaduje się najlepiej lub zwyczajnie dawno nie było żadnego spotkania integracyjnego? Warto zaplanować wspólne wyjście. Nie ma lepszego sposobu niż zaprosić każdego pracownika przy użyciu spersonalizowanego SMS-a na firmowy wypad, na kręgle lub mecz.

ALERTY/POWIADOMIENIA

SMS na pewno okaże się przydatny, gdy zatrudniasz dużo pracowników, a nagle pojawi się potrzeba poinformowania ich wszystkich o ważnej zmianie lub wydarzeniu. Na pewno ucieszą się, gdy dostaną wiadomość z informacją o wysłaniu wynagrodzeń. W przypadku komunikacji do pracowników, SMS praktycznie nie ma ograniczeń.

SMS-Y POWITALNE DLA NOWYCH PRACOWNIKÓW

Nowi pracownicy na początku mogą czuć się zagubieni. Pomóż im odnaleźć się w pracy przy pomocy SMS-ów. Wyślij wszystkim pracownikom informacje, że do zespołu dołączyła nowa osoba. Nikt wtedy nie będzie mieć problemu z zapamiętaniem imienia nowej koleżanki lub nowego kolegi, który dzięki temu będzie czuć się bardziej swobodnie. Możesz również mieć przygotowaną serię SMS-ów, które będzie otrzymywać każdy nowy pracownik, z informacjami dotyczącymi miejsca pracy lub pierwszymi instrukcjami i zadaniami. Zautomatyzuje i przyśpieszy to proces wdrażania nowej osoby.

ANKIETY SMS

Na pewno zdarzają się sytuacje, kiedy musisz zebrać informacje od wszystkich swoich pracowników. Tu z pomocą przychodzą SMS-y typu 2WAY, które wysyłane są ze standardowego, czyli dziewięciocyfrowego numeru i dają możliwość odpowiedzi. Zbieranie informacji za ich pośrednictwem nie tylko usprawni komunikację wewnętrzną, ale również pomoże utrzymać porządek i ułatwi analizę otrzymanych danych. Zapomnij o tradycyjnych ankietach lub odpytywaniu każdego pracownika z osobna. Nie musisz też martwić się, że komuś umknie wiadomość mailowa. Wyobraź sobie, że przeprowadzono duże szkolenie w twojej firmie. Chcesz wiedzieć, jaka była frekwencja oraz jak je oceniają twoi pracownicy. Możesz to zrobić za pomocą SMS-ów.

PROCESY REKRUTACYJNE

Dzięki wiadomościom tekstowym rekruterzy mogą poinformować o terminie rozmowy kwalifikacyjnej, przesłać adres spotkania, bądź wysłać zaproszenie do kolejnego etapu rekrutacji. Jednocześnie firma zaprezentuje się jako nowoczesne miejsce pracy charakteryzujące się sprawną komunikacją wewnętrzną.

I to nie koniec możliwości. Komunikacja SMS umożliwia szybkie raportowania na temat liczby zamówień, sprzedaży, wizyt, wartości zakupów itp. Możesz pozyskiwać informacje na temat bieżącej sytuacji w firmie np. o stanach magazynowych, kierować procesem obsługowo-sprzedażowym (np. poprzez odpytywanie przez przedstawicieli handlowych o stan zamówień i płatności klienta czy zezwolenia na dokonanie transakcji, zbieranie informacji zwrotnych od pracowników, itp.). Usprawnij działania operacyjne i wzmocnij współpracę (doinformowanie sił terenowych) dając możliwość np. natychmiastowej komunikacji z grupą współpracowników. SMS pozwala wyeliminować problemy i sytuacje, w których ktoś tłumaczy się „nie przeczytałem emaila”, „email wpadł do spamu”, „byłem poza biurem”. Dzięki SMS niwelujemy problem z „zapodziewaniem się” ważnych wiadomości, gdyż informacje dostarczane tym kanałem są niezwykle skuteczne i szybko odczytywane przez odbiorcę. Co więcej, komunikacja mobilna z wykorzystaniem odpowiednich narzędzi, umożliwia indywidualizację przekazu, nawet w przypadku dużej liczby odbiorców.

Komunikacja wewnętrzna może być łatwa

Dobra komunikacja wewnątrz organizacji i z kluczowymi partnerami zapewnia oszczędność czasu i wpływa na efektywność jej działania. Jak często słaby obieg informacji w twojej firmie doprowadził do utraty klienta lub przedłużenia okresu realizacji projektu czy zamówienia? Tak proste narzędzie komunikacyjne, jakim jest wiadomość wysyłana bezpośrednio na telefon właściwego odbiorcy, to doskonały sposób na usprawnienie komunikacji wewnętrznej przedsiębiorstwa i z partnerami biznesowymi. Dzięki niemu, szybko i wygodnie poinformujesz pracowników firmy i podmioty współpracujące o zmianach np. w harmonogramach, uaktualnisz cele, czy też wyślesz informację o nowych zadaniach lub odbierzesz raportowane wartości i wskaźniki.

Bezpieczeństwo komunikacji SMS

Współcześnie bardzo dużo słyszy się o podejrzanych wiadomościach, próbach wyłudzenia danych osobowych, środków pieniężnych. Wiele razy czyta się ostrzeżenia o podejrzanych linkach, których kliknięcie może mieć przykre konsekwencje. Jak mieć pewność, że twoja komunikacja SMS będzie nie tylko skuteczna, ale i bezpieczna? Tutaj znaczenie ma wybór dostawcy rozwiązania do masowej wysyłki SMS. Tide Software już od wielu lat posiada i stale rozwija niezwykle skuteczny system antyphishingowy. Wyszukuje i w czasie rzeczywistym weryfikuje domeny w treściach SMS. SMS-y zawierające podejrzane domeny oraz nadpisy są automatycznie blokowane. Dodatkowo jest on zintegrowany z systemami katalogującymi adresy stanowiące zagrożenie, takimi jak np. publikacje CERT czy GOOGLE.

Ważne jest, że nie musisz tego wszystkiego wiedzieć. W Tide Software już od kilkunastu lat zajmujemy się komunikacją SMS na co dzień i wiemy o niej wszystko.  Nie tylko dobierzemy dla ciebie najlepszą ofertę, ale również doradzimy, jak wykorzystywać SMS-y w twojej firmie.  Masz pytania? Z chęcią na nie odpowiem.

Autor:

Piotr Stanisz, Account Manager Tide Software Sp. o.o.