Komunikacja mailowa

E-mail to jedno z najpopularniejszych narzędzi do kontaktu B2C, ale również B2B. Nie jest to żadnym zaskoczeniem, ponieważ jest to tania metoda dotarcia do odbiorców. Niski koszt to nie jedyna zaleta. Prostota i wygoda przy korzystaniu z tej formy komunikacji czyni ją bardzo popularną w większości branż.

E-mail w komunikacji z klientami

W przypadku, gdy do kampanii mailingowych używasz specjalistycznych narzędzi, możesz kilkoma kliknięciami wysłać informacje o swojej działalności do wszystkich swoich kontrahentów. Nawet gdy jest ich bardzo dużo, odbiorcy na swojej skrzynce mogą znaleźć wiadomość dosłownie chwilę po jej wysłaniu. Dodatkowo warte odnotowania jest to, że znaczna część społeczeństwa ma zainstalowane skrzynki mailowe w telefonach, w których spędza nawet kilka godzin dziennie. Dzięki temu może być zawsze na bieżąco z informacjami o działaniach twojej firmy. W komunikacji mailowej nie musisz też liczyć się z ograniczeniami geograficznymi i zastanawiać się, ile „znaczków” będzie kosztować cię wysyłka. Maile są bardzo elastycznym narzędziem. Wiadomość możesz przekazać nie tylko za pomocą tekstu, ale dodatkowo masz możliwość dołączenia różnego rodzaju pliki, w tym graficzne, czy linki przekierowujące itp. Oczywiście w ilościach, które nie przytłoczą skrzynki odbiorcy. Wszystko w ramach zdrowego rozsądku! Maile pozwalają utrzymywać stały kontakt z klientem. Co więcej, dają możliwość sprawdzania efektywności działań. A to, szczególnie w przypadku branży handlowej czy windykacyjnej jest niezmiernie ważne.

Email w komunikacji marketingowej

Chociaż maile to w gruncie rzeczy kamień węgielny komunikacji online, to nie każdy zdaje sobie sprawę z tego, ile jest ich rodzajów i jak można je zastosować w prowadzonej działalności. Poniżej kilka przykładów, w jaki sposób nasi klienci je wykorzystują.

• E-maile powitalne – niezaprzeczalnie pierwszy i najprostszy krok do zbudowania odpowiedniej relacji z osobami, które poprzez założenie konta czy potwierdzenie subskrypcji wyraziły zaangażowanie w działanie danej marki. To w dużej mierze składa się na „pierwsze wrażenie” klienta. Biorąc pod uwagę wysoki wskaźnik ich otwarcia, zawartość maila powinna być przemyślana i zachęcająca do dalszej interakcji.
• Newslettery – ich wskaźnik otwarcia jest niższy niż maili powitalnych. Jednak dla wielu firm to nadal skuteczny sposób na budowę trwałych relacji ze swoimi klientami. W tego typu wiadomościach wyjątkowo ważny jest tytuł jak i zastosowana w treści grafika. Mogą się w nim znajdować promocje, zapowiedzi kolejnych kampanii, ale nie tylko. Newsletter może mieć również formę edukacyjną czy informacyjną. Jeśli prowadzisz działalność kulinarną możesz klientom przesyłać ciekawe przepisy, a w przypadku działalności medycznej – opisy nowych metod leczenia.
• E-maile promocyjne – to niezaprzeczalnie jedna z najczęstszych form zachęcenia klienta do dokonania zakupu. Wykorzystywane są szczególnie intensywnie przy okazji różnego typu świąt, ale też z okazji urodzin, czy ‘rocznic’. Pamiętaj o personalizacji takiej oferty. Im więcej informacji posiadasz, tym trafniejsza będzie twoja oferta. A im trafniejsza oferta, tym większe prawdopodobieństwo, że klient z niej skorzysta.
• E-maile transakcyjne – to wiadomości wysyłane automatycznie podczas dokonywania zakupu online, ale również jako podsumowanie transakcji (np. potwierdzenie zamówienia, faktura, śledzenie przygotowywania towaru do wysyłki). Chociaż są to maile wysyłane automatycznie, to nie oznacza, że wystarczy tutaj jakakolwiek szata graficzna i nie trzeba zadbać o ich jakość. Takie maile to właśnie doskonała okazja do tego, aby budować przywiązanie do marki lub zachęcić klienta do kolejnych interakcji, chociażby kodem rabatowym na kolejne zakupy, czy prośbą o ocenę zakupów i obsługi.
• Komunikacja mailingowa w celu ponownego zaangażowania – dłuższy brak aktywności ze strony klienta? Zachęć go do ponownego zakupu, wyślij kod rabatowy, przypomnienie o trwających promocjach. Możliwości jest wiele.
• Ankiety i oceny – nie ma bardziej wartościowej wiedzy o twojej firmie, jak opinia klienta na jej temat. Dzięki niej możesz dowiedzieć się, co zadziałało, a co nie, gdzie usprawnić proces zakupowy, itd. Maile są idealnym narzędziem do zbierania opinii. Pamiętaj jedynie, że w dzisiejszym zabieganym świecie mała rekompensata w postaci np. kodu rabatowego za czas poświęcony na wypełnienie ankiety będzie czymś mile widzianym przez klienta i na pewno zachęci go do podzielenia się swoimi doświadczeniami. Zadaj kilka treściwych pytań i pozostaw chociaż jedno okienko na otwartą wypowiedź. Jest to nieocenione źródło opinii oraz informacji na temat oczekiwań i wrażeń odbiorców.

To jedynie przykłady, jak można wykorzystać komunikację mailową. Branż jest wiele i w każdej z nich mail może znaleźć naprawdę różne zastosowania. Banki za pomocą maili przesyłają szyfrowane załączniki, w których klienci mogą znaleźć swoje umowy czy też harmonogram spłaty rat. Placówki medyczne wysyłają recepty, skierowania, czy już same wyniki badań. W branży windykacyjnej maile wykorzystywane są w celu przekazania wezwania do zapłaty. W branży gastronomicznej stosowane są do podsumowania zamówienia lub informacji o etapie jego realizacji. Kto z nas nie otrzymał potwierdzenia mailowego rezerwacji w hotelu czy biletów lotniczych z biura podróży? Sposobów na ich wykorzystanie jest tyle, ile branż i klientów. To co je wszystkie łączy to to, że zależy im na tym, by proces obsługi klienta był sprawny i by klient czuł, że na każdym etapie ktoś czuwa nad tą relacją.

Zabezpieczenia w komunikacji mailowej

Zapewne już sam w głowie znalazłeś zastosowanie dla maili w swojej firmie, ale kwestia dotycząca bezpieczeństwa budzi twoje wątpliwości. Przecież mail to komunikat zawierający linki, załączniki itd. Możliwość wyłudzeń, kradzieży danych, instalacji szkodliwego oprogramowania wydaje się oczywista. Codziennie czyta się przecież o tym, jak ilość wysyłanych wiadomości phishingowych rośnie. Jak się przed tym ustrzec? Jedną z możliwości jest wysyłka maili z certyfikatem potwierdzającym wiarygodność nadawcy. Dzięki tej unikalnej funkcji podpisu i szyfrowania zyskujesz pewność, że wysłane przez ciebie maile są odpowiednio zabezpieczone przed ich potencjalnym wyciekiem lub modyfikacją oraz dodatkowo zapewnisz odbiorcę o swojej tożsamości. Brzmi nieźle, prawda? Certyfikacja działa. Potwierdza to fakt, że w Tide Software jest używana między innymi przez branżę bankową, dla której bezpieczeństwo komunikacji to priorytet. Co więcej, dzięki certyfikatowi liczba przeczytanych maili jest wyższa. Odbiorcy chętniej otworzą maila od znanego, zweryfikowanego nadawcy.

Warte zapamiętania

Biorąc pod uwagę wszystko powyżej, czy wiesz, co jest jeszcze w tym wszystkim ważne? Personalizacja! Bez niej, nie ważne, jak poetycki będzie twój mail, to pozostanie on suchą wiadomością, która ma dotrzeć do mas. Taki mail zniknie w setkach innych codziennie wysyłanych i nie zbuduje z klientem relacji długofalowej, nie zaangażuje go w twoją działalność. Jak już wspomniałam wyżej, baza taka powinna być jak najbardziej szczegółowa. Pamiętaj jednak, aby dbać o jej aktualizacje. Na pewno wpłynie to na skuteczność komunikacji. To co chcesz przekazać staraj się ubrać w ciekawy i zachęcający sposób. Pamiętaj też, że treści przeplecione grafiką są dużo skuteczniejsze od ściany tekstu.

Na koniec nie zapomnij o analizie danych. Czy rozwiązanie, z którego korzystasz, daje ci takie możliwości, jak śledzenie kliknięć czy wskaźnik otwarć, a w przypadku działań marketingowych – przeprowadzenie testów A/B? Jeżeli nie, to warto to zmienić.

Być może chciałbyś wprowadzić takie rozwiązanie u siebie? Koniecznie odezwij się do nas! Bazując na własnym know-how oraz na doświadczeniu naszych klientów podpowiemy ci, jak wykorzystać komunikację mailingową w twojej działalności.

Autor:

Agata Cytarzyńska, Account Manager Tide Software Sp. o.o.