Efektywna komunikacja wewnętrzna w firmie

Dobra komunikacja wewnętrzna to jedna ze składowych podnoszących efektywność pracy w firmie. Wspiera ona wiele obszarów, a dodatkowo buduje zaufanie i pozytywny wizerunek pracodawcy. Pozwala ułatwić pracę zespołów i przyspieszyć procesy podejmowania decyzji. Zalet jest wiele, dlatego też nie powinna być bagatelizowana.

Wyzwania komunikacji wewnętrznej

Komunikacja wewnętrzna w firmie o rozproszonej strukturze jest nie lada wyzwaniem. A kiedy dodamy do tego obecną sytuację epidemiologiczną, robi się jeszcze ciekawiej. Część z nas przyzwyczaiła się już do niezliczonej ilości spotkań telko lub video i z całą pewnością wielu z nas szczerze ich nie znosi. Popularne „call-e” są świetną alternatywą do spotkań face2face, ale bywają także utrapieniem z kilku powodów. Po pierwsze problemy techniczne: kiepskie łącze internetowe lub problemy z obsługą danego narzędzia. Kolejnym wyzwaniem bywa zbyt duża ilość uczestników powodująca chaos na spotkaniu. I po trzecie „sztuka dla sztuki”, czyli organizacja spotkań po to, aby w kalendarzu było widać, że jesteśmy bardzo zajęci chociaż wystarczyłby zwykły mail lub telefon. Wszystko to może przekładać się na irytację pracowników i niepotrzebną stratę czasu. Jak więc zadbać o komfort pracowników, a jednocześnie zapanować nad bieżącymi zadaniami w trudnych warunkach?

Proste rozwiązanie

Większość organizacji posiada w swoich bazach nie tylko adresy mailowe pracowników, ale także ich numery komórkowe. Warto o tym pamiętać i korzystać z rożnych form komunikacji w zależności od potrzeb. Maile są nieocenioną pomocą w pracy biurowej, ale w pewnych sytuacjach SMS-y bywają bardziej skuteczne. Wyobraź sobie, że jest piątek wieczorem, a Ty musisz bardzo szybko poinformować pracowników o zmianie w grafiku na poniedziałek rano. Możesz wysłać maila i liczyć na to, że wszyscy zajrzą do służbowej skrzynki w weekend albo możesz wysłać SMS-a. W tym przypadku to drugie rozwiązanie sprawdzi się lepiej. SMS-y wykorzystywane są również do alertowania o różnego rodzaju zdarzeniach. Mogą to być awarie sprzętu np. serwerów, ćwiczenia p.poż. w budynku, przypomnienia o wymianie opon w autach służbowych lub spotkaniu, czy powiadomienia o zmianie godzin pracy. Za pomocą SMS-a możesz przesyłać kody, PIN-y, tokeny, hasła dostępowe do wykorzystywanych przez firmę aplikacji. W wielu działach call center konsultanci pracujący zdalnie logują się do aplikacji czy infolinii właśnie poprzez SMS. W wielu organizacjach wyzwaniem jest rozliczanie czasu pracy, pracowników na kontrakcie. Dział kadr potrzebuje potwierdzenia ilości przepracowanych godzin, aby móc zrealizować płatność, a maile nie zawsze odczytywane są na czas. W takiej sytuacji czas pracy możesz potwierdzić SMS-em, a cały proces zautomatyzować wykorzystując mechanizm mail2SMS. Patrząc na kilka przedstawionych wyżej przykładów widać, że SMS-y można zastosować w każdym obszarze i w każdym dziale do obsługi naprawdę wielu projektów.

Komunikacja wewnątrz organizacji jest niezwykle trudnym zadaniem. Koszty pracownicze są dużym obciążeniem dla budżetu firmowego, dlatego warto zatroszczyć się o jak najbardziej efektywne wykorzystanie czasu pracy w każdym zespole. Integracja i dobre relacje są ważne, ale szacunek do czasu pracy kolegów jest równie ważny. Dlatego jeśli nie jest to konieczne i wiesz, że grafiki Twoich współpracowników są napięte, nie zabieraj im czasu. Sprawny przekaz informacji uchroni Cię przed chaosem, a jak wiadomo niewiele osób dobrze odnajduje się w chaotycznym miejscu pracy. Masz wiele narzędzi, które pomogą Ci zapewnić komfort w miejscu pracy. Wykorzystaj je, bo jak wiadomo „z niewolnika nie ma pracownika”.

Autor:

Anna Gomza, Account Manager Tide Software Sp. o.o.