5 najczęstszych mitów na temat windykacji – prawda, o której warto wiedzieć

Windykacja, choć nie zawsze stanowi temat na pierwszy rzut oka interesujący, jest nieodłączną i ważną częścią biznesu. Regularne monitorowanie i zarządzanie należnościami pomaga w utrzymaniu stabilności finansowej firmy. Niemniej jednak, otaczają ją liczne mitologizacje, które mogą prowadzić do nieporozumień i błędnych interpretacji. Poniżej przedstawiamy pięć najczęstszych mitów na temat windykacji, oraz fakty, które warto mieć na uwadze.

Mit 1: Windykacja jest działaniem agresywnym i nieetycznym

Windykacja to proces odzyskiwania należności zgodnie z prawem i zasadami etycznymi. Agresywne metody windykacyjne, takie jak zastraszanie lub groźby, są nielegalne i niewłaściwe. Firmy windykacyjne często korzystają z profesjonalnych strategii komunikacyjnych i negocjacyjnych, aby osiągnąć porozumienie z dłużnikiem w sposób rzetelny i uprzejmy.

Współczesne podejście do windykacji opiera się na budowaniu pozytywnych relacji z dłużnikami, co przynosi korzyści zarówno firmom windykacyjnym, jak i klientom, zwiększając ich gotowość do współpracy. Dlatego firmy z branży windykacyjnej chętnie sięgają po narzędzia do komunikacji omnichannel, takie jak TidePlatform, które umożliwiają korzystanie z różnych form komunikacji w celu zapewnienia spójnego i kompleksowego doświadczenia klienta.

Dodatkowo, możliwość weryfikacji działań pracowników poprzez rejestrowanie rozmów czy archiwizowanie wiadomości, staje się obecnie niezbędna. Jest to nie tylko pomocne w przypadku reklamacji, ale również w postępowaniach sądowych, gdzie wymagane są materiały dowodowe. Takie rozwiązania zwiększają przejrzystość działań i pomagają w identyfikacji obszarów do poprawy oraz optymalizacji procesów windykacyjnych. Managerowie mogą monitorować jakość obsługi klienta, zapewnić zgodność z przepisami prawnymi oraz szkolić pracowników na podstawie rzeczywistych interakcji.

Mit 2: Windykacja jest skuteczna tylko w przypadku dużych firm

Windykacja może być skuteczna w przypadku firm każdej wielkości. Zarówno małe przedsiębiorstwa, jak i duże korporacje korzystają z usług windykacyjnych w celu odzyskania swoich należności. Dla małych firm może to być szczególnie istotne dla zachowania płynności finansowej i uniknięcia problemów związanych z opóźnionymi płatnościami. Warto także podkreślić, że windykacja może być stosowana zarówno wobec długów konsumenckich, jak i biznesowych.

Firmy korzystające z narzędzi Tide Software mają możliwość skalowalności w zakresie systemu call center, jak i samej usługi głosowej, aby dopasować ją do zmieniających się potrzeb firmy. To oznacza, że mogą zwiększyć lub zmniejszyć np. liczbę licencji na system call center TideCC w zależności od aktualnej sytuacji. Natomiast w przypadku wiadomości e-mail, SMS, MMS, VMS, RCS czy tych wysyłanych za pośrednictwem komunikatorów przyjęty jest system rozliczenia za liczbę wysłanych wiadomości. Takie podejście umożliwia firmom dopasowanie rozwiązań do swoich indywidualnych potrzeb i skali działalności, zapewniając efektywną obsługę klientów oraz skuteczne odzyskiwanie należności. Dzięki temu możliwe jest zachowanie płynności finansowej i minimalizacja problemów związanych z opóźnionymi płatnościami, niezależnie od rozmiaru firmy.

Mit 3: Windykacja zawsze prowadzi do konfliktu z dłużnikiem

Choć windykacja może być trudnym procesem, nie zawsze prowadzi ona do konfliktu z klientem. W rzeczywistości wielu dłużników może być skłonnych do współpracy i znalezienia rozwiązania problemu, aby uregulować swoje zobowiązania. Profesjonalne podejście oparte na empatii i zrozumieniu sytuacji dłużnika, może często przynieść pozytywne rezultaty bez naruszania relacji biznesowych.

Firmy windykacyjne, które uwzględniają potrzeby dłużnika, często oferują różne opcje uregulowania długu, takie jak rozłożenie płatności na raty czy negocjacje warunków spłaty. Dzięki temu dłużnik ma możliwość znalezienia rozwiązania odpowiadającego jego sytuacji finansowej, co może zmniejszyć stres związany z długiem i zwiększyć skuteczność odzyskiwania należności. Taka strategia przynosi korzyści obu stronom, tworząc sytuację win-win, gdzie dłużnik może zyskać pomoc w uregulowaniu zaległości, a firma zachować klienta i budować długofalowe zaufanie.

Mit 4: Windykacja jest kosztowna i nieopłacalna

Koszty związane z windykacją mogą być zróżnicowane i zależą od wielu czynników, takich jak rodzaj długu, jego wartość, decyzja o prowadzeniu procesu wewnętrznie czy też zlecanie go firmie zewnętrznej oraz wybór konkretnego partnera w windykacji. Niemniej jednak, koszty windykacji często są niewielkie w porównaniu z kwotą odzyskaną, dzięki skutecznej windykacji. Ponadto, unikanie windykacji może prowadzić do jeszcze większych strat finansowych dla firmy w postaci utraconych dochodów z tytułu nieuregulowanych należności.

Nie bez znaczenia jest również wybór odpowiednich narzędzi do optymalizacji kosztów windykacji. Platformy do komunikacji wielokanałowej oferują automatyzację procesów windykacyjnych, co pozwala windykatorom skupić się na bardziej skomplikowanych zadaniach. Systemy te mogą monitorować terminy płatności, wysyłać przypomnienia i śledzić postępy w procesie odzyskiwania należności. Firmy dążące do efektywnego odzyskiwania należności przy minimalnych kosztach mogą także zaplanować cały proces komunikacji. W początkowej fazie kontaktu mogą korzystać z najtańszych i najmniej inwazyjnych metod, takich jak SMS, RCS czy e-mail. Jeśli te metody nie przyniosą rezultatów, można sięgnąć po kolejne rozwiązania, na przykład rozmowę z konsultantem.

Mit 5: Windykacja zawsze kończy się postępowaniem sądowym

Postępowanie sądowe to ostateczność w procesie windykacji i nie zawsze jest konieczne. Profesjonalne firmy windykacyjne często starają się osiągnąć porozumienie z dłużnikiem jeszcze przed podjęciem kroków prawnych. Dzięki temu można uniknąć dodatkowych kosztów i czasochłonności związanych z sądowym procesem windykacyjnym. Koszty związane z postępowaniem sądowym, takie jak opłaty sądowe, honoraria adwokackie i koszty ekspertyz, mogą znacznie zwiększyć ogólny koszt procesu windykacji.

Podsumowując, windykacja to nie tylko proces odzyskiwania należności, ale także kompleksowa strategia zarządzania finansami i relacjami z klientami, która może przynieść korzyści dla firmy w dłuższej perspektywie czasowej. Zrozumienie faktów na temat windykacji może pomóc firmom podejść do tego procesu z większym przekonaniem i skutecznością. Przejrzystość, profesjonalizm i elastyczność są kluczowe dla osiągnięcia sukcesu w windykacji.

Kliknij tutaj, aby dowiedzieć się więcej: Rozwiązania do komunikacji w windykacji

Autor: Aleksandra Okuljar, B2B Content Marketing Specialist