Korzyści dla osób odpowiedzialnych za procesy

Kontrola i spójność procesów z założeniami

Często zdarza się, że przedsiębiorstwo ma świetnie zdefiniowane i opisane procesy. Czasem wynika to z wdrożonej normy ISO, czasem z wewnętrznych potrzeb organizacyjnych. Rzadko jednak pojawia się możliwość łatwej kontroli stosowania się pracowników do obowiązujących procedur. Wynika to z faktu, że wiele etapów każdego procesu ma postać papierową – np. pieczątka na dokumencie, właściwy opis analityczny, przekazanie jednej z kopii dokumentu do właściwego działu. Jest jasne, że w takim przypadku sprawdzenie, czy pracownicy stosują się do wymaganych procedur jest niezwykle czasochłonne.

Tide dzięki swojej formule pozwala w łatwy sposób wykonać analizę dowolnego procesu. Dzięki integracji z systemami ERP można zobaczyć ile zakupów zostało przeprowadzonych bez dochowania procedur, którzy pracownicy starają się „omijać” obowiązujące procedury, które procesy należy zmodyfikować, bo sprawiają problem większości pracowników, itd. Wszystkie te informacje można uzyskać z modułu Tide Business Intelligence.

Łatwiejsze budowanie i modyfikacja procesów

Tide proponuje bardzo nowatorskie podejście do budowania procesów w systemie. Nie trzeba mieć wiedzy informatycznej, nie trzeba znać języka UML – wystarczy wiedzieć, jaki efekt chce się osiągnąć. Brzmi to niewiarygodnie, ale kiedyś trzeba było mieć sporą wiedzę techniczną, żeby aktualizować strony internetowe – teraz można to robić w edytorach wyglądających podobnie do MS Word. Kiedyś trzeba było znać język SQL żeby przygotować raport finansowy, teraz systemy Business Intelligence pozwalają przygotować raport w sposób podobny do tabeli przestawnej w MS Excel. My dajemy narzędzie, w którym nie trzeba znać C# ani innych języków programowania – procesy definiuje się pracując w sposób podobny do MS Paint, czyli banalnie prosty.

Poprawa wydajności, eliminacja „wąskich gardeł”, racjonalne przydzielanie zasobów

Łatwo wyobrazić sobie proces zamawiania materiałów biurowych. Czasem wygląda on w ten sposób, że pracownicy wysyłają emailem zapotrzebowanie do osoby zajmującej się zamawianiem materiałów, czasem wysyłają do swojego przełożonego, a dopiero on przekazuje zapotrzebowanie dalej. Wszystko jest w miarę proste jeżeli nie mówimy o przedsiębiorstwie zatrudniającym 100 czy 200 osób, z których każda co jakiś czas potrzebuje nowych materiałów biurowych. Usystematyzowanie informacji, sposobu i częstotliwości zamawiania, obiegu dokumentów, nazewnictwa tych samych artykułów staje się nie lada problemem. W takim wypadku wąskim gardłem całego procesu będzie osoba zajmująca się realizacją zamówień na materiały. Jakie jest wyjście z sytuacji? Pierwsze możliwe – zatrudnić druga taką osobę. Rozwiązanie kosztowne, mało perspektywiczne (podwojenie zatrudnienia spowoduje konieczność zatrudnienia kolejnej osoby do zamawiania mat. biurowych) i czasem niewykonalne (jeżeli taką osoba jest np. ktoś z zarządu firmy). My proponujemy inne rozwiązanie – dostarczenie osobie zamawiającej informacji w odpowiednim formacie, tzn.: na bazie dokonanych wcześniej zakupów, bądź aktualnego katalogu od dostawcy, tworzona jest baza artykułów, które pracownicy mogą zamawiać. Część artykułów można przypisać do stanowiska pracy (tzn. np. osobie pracującej na stanowisku kasowym nie przysługuje kalkulator, ale może zamówić nawilżacz do rąk ułatwiający wydawanie pieniędzy). Pracownik wprowadza w Tide zamówienie, jednocześnie widząc swoje poprzednie zapotrzebowania oraz ewentualnie dostępny budżet. Osoba odpowiedzialna za zamówienia materiałów może wysłać gotową listę, kumulująca zamówienia wszystkich pracowników z ostatniego miesiąca do 2-3 dostawców jako zapytanie ofertowe.

W ten sposób udaje się zlikwidować wąskie gardło, nie zwiększając niepotrzebnie etatów administracyjnych.

Informacja w formie elektronicznej, gotowe raporty dla audytorów

Oprogramowanie Tide jest wyposażone w moduły Business Intelligence pozwalające raportować funkcjonowanie procesów w wielu płaszczyznach.

Można ocenić wewnętrzną sprawność organizacji:

• czas wykonania każdego z etapów w procesie (np. czas akceptacji wniosków urlopowych przez kierownika),
• czas wykonania różnych zadań przez wybranego pracownika,
• porównać czasy wybranego pracownika w stosunku do innych pracowników i w stosunku do założonej normy.

• system oceny dostawców i podwykonawców,
• ankiety zadowolenia klientów,
• czas odpowiedzi firm zewnętrznych na zapytania (np. zapytania ofertowe)